نحوه خودکارسازی پاسخ‌های ایمیل در جیمیل(Gmail)

من ناامیدی ناشی از عدم پاسخگویی سریع به پیام شما را درک می‌کنم. این مسئله به ویژه در مورد حفظ روابط با مشتری بسیار مهم است، زیرا تأخیر در پاسخ به ایمیل‌ها می‌تواند منجر به از دست دادن مشتریان بالقوه شود.

خوشبختانه، جیمیل یک ویژگی پاسخ خودکار ارائه می‌دهد که به شما امکان می‌دهد پاسخ‌های ایمیل را خودکار کنید و در مواقعی که برنامه کاری‌تان فشرده است، با مشتریان در ارتباط باشید. این ویژگی همچنین زمانی مفید است که نیاز دارید اطلاعات یکسانی را برای چندین مشتری ایمیل کنید.

استفاده از پاسخگوی تعطیلات(Vacation Responder)

پاسخگوی تعطیلات، که به آن پاسخ خارج از دفتر (OoO) نیز گفته می‌شود، روشی ساده اما مؤثر برای خودکارسازی پاسخ‌های ایمیل در جیمیل(Gmail) است. اگرچه راه‌اندازی آن آسان است، اما محدودیت‌های خاصی برای استفاده از پاسخگوی تعطیلات وجود دارد. اجازه دهید چند مورد از آنها را توضیح دهم.

حالا بیایید ببینیم چگونه پاسخگوی تعطیلات را در حساب جیمیل خود تنظیم کنیم.

1. جیمیل(Gmail) را در مرورگر خود اجرا کنید.
2. روی آیکون تنظیمات سریع (آیکون چرخ‌دنده) در سمت راست بالای صفحه جیمیل کلیک کنید.

   

3. از پنجره باز شده، روی «مشاهده همه تنظیمات» ضربه بزنید.

   

4. در حالی که در برگه «عمومی» هستید، به پایین بروید و کادر کنار «پاسخگوی تعطیلات روشن» را علامت بزنید.

   

5. تاریخی را که می‌خواهید از پاسخگوی تعطیلات استفاده کنید، مشخص کنید.
6. همچنین، گزینه «آخرین روز» را علامت بزنید و تاریخ پایان پاسخگویی خودکار در تعطیلات را مشخص کنید. اگر نمی‌خواهید پاسخگویی خودکار را متوقف کنید، آن را بدون علامت بگذارید.

   

7. موضوع پاسخ خودکار خود را تایپ کنید.

   

8. سپس، هر آنچه را که می‌خواهید در قسمت پیام (Message) بنویسید.

   

9. همچنین می‌توانید برای انجام موارد ذکر شده، این گزینه را تیک بزنید.

   

10. وقتی همه چیز تنظیم شد، روی ذخیره تغییرات کلیک کنید.

    

11. پس از ذخیره تغییرات، بنری در صفحه اصلی ایمیل شما نمایش داده می‌شود.
12. اگر می‌خواهید قابلیت پاسخگوی تعطیلات را غیرفعال کنید، کافیست روی «پایان اکنون» کلیک کنید.

    

13. می‌توانید بعداً این ویژگی را آزمایش کنید. بدون هیچ مشکلی کار خواهد کرد.

استفاده از پاسخ آماده (روش الگو و فیلتر)

برخلاف پاسخ تعطیلات، پاسخ از پیش تعیین‌شده هر بار که فرستنده برای شما ایمیلی ارسال می‌کند، یک پاسخ ایمیل خودکار ارسال می‌کند. او/فرستنده لازم نیست چهار روز دیگر منتظر بماند تا پاسخ دوم را دریافت کند. علاوه بر این، پاسخ از پیش تعیین‌شده نسبت به پاسخ تعطیلات، قابلیت سفارشی‌سازی بیشتری ارائه می‌دهد. می‌توانید چندین پاسخ ایمیل خودکار با فیلترهای متعدد ایجاد کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک ایمیل خودکار برای پاسخ به تمام ایمیل‌هایی که در مورد «ساعات کاری» شما سوال می‌کنند، ایجاد کنید. به طور مشابه، می‌توانید یک ایمیل خودکار دوم برای پاسخ به تمام ایمیل‌هایی که در مورد «قیمت» محصولات شما سوال می‌کنند، ایجاد کنید.

1. جیمیل را باز کنید و روی نماد چرخ دنده ضربه بزنید.

   

2. روی «مشاهده همه تنظیمات» ضربه بزنید.

   

3. به برگه «پیشرفته» بروید.
4. گزینه «فعال کردن» را برای «قالب‌ها» علامت بزنید، سپس روی «ذخیره تغییرات» کلیک کنید.

   

5. همین الان یه پیام بنویس.

   

6. موضوع و متن پاسخ خودکار خود را تایپ کنید.

   

7. پس از اتمام نوشتن پیام، روی نماد سه نقطه عمودی (گزینه‌های بیشتر) کلیک کنید.
8. نشانگر ماوس را روی «قالب‌ها» ببرید، سپس «ذخیره پیش‌نویس به عنوان الگو» > «ذخیره به عنوان الگوی جدید» را انتخاب کنید.

   

9. یک نام برای الگوی خود تعیین کنید و روی ذخیره کلیک کنید.

   

10. کادر نوشتن را ببندید.

    

11. اکنون روی آیکون فیلتر در کنار قسمت جستجوی ایمیل کلیک کنید.

    

12. سپس یک فیلتر ایجاد کنید. در اینجا، من فیلتری ایجاد می‌کنم که به ایمیل‌های حاوی کلمه «قیمت» به صورت خودکار پاسخ می‌دهد. شما همچنین می‌توانید گزینه‌های فیلتر دیگری مانند موضوع ایمیل و ایمیل فرستنده را مشخص کنید.

    

13. وقتی همه چیز تنظیم شد، روی ایجاد فیلتر کلیک کنید.
14. از پنجره باز شده، کادر کنار «ارسال الگو» را علامت بزنید. سپس نام الگویی را که ایجاد کرده‌اید انتخاب کنید.

    

15. روی ایجاد فیلتر ضربه بزنید. اکنون حساب جیمیل شما برای ارسال پاسخ‌های ایمیل خودکار آماده است.